Microsoft 365 – Présentation générale

Vue d’ensemble

Votre assistant dispose d’un ensemble d’outils prêts à l’emploi pour les tâches les plus fréquentes. Pour les opérations plus avancées ou moins courantes, l’assistant peut découvrir et utiliser dynamiquement n’importe quel autre outil Microsoft 365 grâce à search-tools et execute-tool. Ces opérations avancées fonctionnent, mais elles nécessitent des consignes plus précises et plus d’allers-retours.

Deux niveaux de difficulté s’appliquent à l’ensemble des fonctionnalités :

• Standard : l’assistant comprend des instructions naturelles et simples.
• Avancé : l’assistant peut exécuter la tâche, mais des instructions plus précises et plusieurs allers-retours peuvent être nécessaires.

📧 Courriel (Outlook)

Capacités standards

• Lire, rechercher et filtrer vos courriels (par expéditeur, statut lu/non lu, date, sujet ou toute combinaison) et obtenir les N derniers messages.
• Récupérer le contenu complet et les métadonnées de n’importe quel courriel précis.
• Rédiger et envoyer des courriels immédiatement, ou les enregistrer comme brouillons dans le dossier Brouillons.
• Envoyer un brouillon précédemment enregistré quand vous êtes prêt.
• Répondre à un courriel ou le transférer à d’autres destinataires.
• Déplacer des messages entre dossiers pour organiser votre boîte de réception.
• Voir les pièces jointes d’un courriel et télécharger leur contenu.
• Parcourir tous vos dossiers de courriels (Boîte de réception, Envoyés, dossiers personnalisés, etc.) et lister les messages d’un dossier.
• Consulter vos contacts Outlook pour retrouver une adresse à partir d’un nom avant l’envoi.

Avancé (nécessite des consignes plus détaillées)

• Répondre à tous, copier des messages entre dossiers, supprimer ou modifier des courriels, ajouter des pièces jointes aux envois.
• Gérer les règles de boîte de réception, la Boîte de réception Prioritaire et les paramètres de boîte aux lettres (signatures, réponses automatiques, heures de travail).
• Gérer les dossiers personnalisés (créer, renommer, supprimer) et leurs sous-dossiers.
• Envoyer depuis ou lire les boîtes aux lettres partagées.

📅 Calendrier

Capacités standards

• Voir toutes vos réunions sur n’importe quelle plage de dates (aujourd’hui, cette semaine, les 5 prochains jours, etc.), avec les événements récurrents correctement déployés.
• Parcourir tous vos calendriers (principal, secondaires, partagés).
• Lister, consulter, modifier ou supprimer des événements de calendrier.
• Créer de nouvelles réunions avec participants, lieu, heure, description et lien Teams optionnel.
• Retrouver les adresses courriel des participants à partir de leurs noms en interrogeant l’annuaire de l’organisation.
• Trouver la meilleure plage horaire pour une réunion en vérifiant les disponibilités de tous les participants.

Avancé (nécessite des consignes plus détaillées)

• Accepter, refuser ou accepter provisoirement des invitations à des réunions.
• Annuler une réunion avec notification aux participants (différent d’une simple suppression).
• Transférer un événement à d’autres personnes.
• Reporter ou ignorer un rappel.
• Gérer les calendriers eux-mêmes (en créer, renommer, supprimer).
• Accéder aux calendriers partagés de collègues ou aux calendriers de groupe.
• Suivre les changements au calendrier dans le temps (requêtes delta).
• Gérer les catégories de couleurs des événements.

💬 Teams – Conversations et réunions en ligne

Capacités standards

• Parcourir toutes vos conversations individuelles et de groupe et voir leurs détails.
• Lire l’historique complet des messages d’une conversation et récupérer un message précis.
• Envoyer de nouveaux messages dans des conversations existantes.
• Voir toutes vos réunions en ligne Teams planifiées.
• Récupérer la transcription textuelle d’une réunion Teams enregistrée (sans audio ni vidéo).

Avancé (nécessite des consignes plus détaillées)

• Démarrer de nouvelles conversations, répondre à un message précis dans un fil, réagir avec des émojis, épingler/détacher des messages.
• Publier dans des canaux Teams (et non seulement dans les conversations privées), répondre aux fils de canaux, gérer les canaux.
• Gérer les membres d’une équipe (ajouter ou retirer des personnes).
• Accéder aux enregistrements de réunions (audio/vidéo) et aux rapports de présence.
• Planifier, modifier ou annuler des réunions en ligne par programmation.

☁️ OneDrive

Capacités standards

• Parcourir votre OneDrive : lister les disques disponibles, naviguer dans les dossiers, voir leur contenu.
• Rechercher des fichiers par nom ou mot-clé.
• Récupérer les métadonnées d’un fichier ou dossier (taille, date de modification, chemin, partage).
• Télécharger le contenu réel d’un fichier.

Avancé (nécessite des consignes plus détaillées)

• Téléverser, créer, copier, déplacer, renommer ou supprimer des fichiers et dossiers.
• Partager des fichiers en générant des liens de partage et gérer les permissions.
• Prévisualiser les fichiers, voir les vignettes, parcourir l’historique des versions.
• Suivre les changements de votre disque dans le temps (requêtes delta).

🌐 SharePoint

Capacités standards

• Rechercher des sites SharePoint dans tout votre tenant.
• Retrouver un site par son identifiant ou son chemin URL.
• Parcourir les bibliothèques de documents (disques) d’un site, incluant la recherche d’un disque précis par identifiant.
• Lister les éléments à la racine d’un site et récupérer les métadonnées d’un élément.
• En combinaison avec download-onedrive-file-content, télécharger les fichiers stockés dans SharePoint (même modèle d’éléments).

Avancé (nécessite des consignes plus détaillées)

• Gérer les listes SharePoint et leurs éléments (créer, modifier, supprimer des entrées; modifier des colonnes).
• Accéder aux blocs-notes OneNote stockés dans les sites SharePoint.
• Suivre les changements aux sites dans le temps (requêtes delta).

🔍 Recherche transversale et découverte

• search-query : lance une recherche Microsoft unifiée à travers courriels, fichiers, événements, personnes, conversations et SharePoint depuis une seule requête. Idéal quand vous ne savez pas exactement où se trouve l’information.
• search-tools + execute-tool : ce sont les clés des sections « Avancé » ci-dessus. Ces outils permettent à l’assistant de découvrir et d’utiliser dynamiquement n’importe quel outil Microsoft 365 absent de l’ensemble standard. Chaque tâche avancée nécessite généralement plus d’appels d’outils et des consignes plus précises de votre part (ex. : « trouve le bon outil pour réagir à un message Teams, puis utilise-le pour réagir avec 👍 au message X dans la conversation Y »).

✅ Tâches concrètes que vous pouvez exécuter

Tâche	Difficulté
« Montre-moi mes 10 derniers courriels non lus de Marie »	Standard
« Transfère le courriel sur le rapport Q2 à Jean »	Standard
« Réponds à mon dernier courriel d’Alex avec ‹ merci ! › »	Standard
« Déplace tous les bulletins de cette semaine dans mon dossier Bulletins »	Standard
« Envoie un courriel à Jean au sujet de l’échéance »	Standard
« Prépare-moi un brouillon de réponse à réviser plus tard »	Standard
« Qu’est-ce qu’il y a dans mon calendrier la semaine prochaine ? »	Standard
« Planifie une réunion d’1h avec Marie et Jean lundi à 10h »	Standard
« Reporte ou supprime ma réunion de 15h »	Standard
« Lis ma conversation avec Alex / envoie-lui un message »	Standard
« Récupère la transcription de la réunion d’hier »	Standard
« Trouve contrat.pdf dans OneDrive et télécharge-le »	Standard
« Trouve le site SharePoint Projet X et liste ses fichiers »	Standard
« Cherche ‹ budget Q2 › dans tout M365 »	Standard
« Accepte l’invitation à la réunion de Jean »	Avancé
« Publie un message dans le canal Marketing »	Avancé
« Téléverse ce fichier dans mon dossier Rapports OneDrive »	Avancé
« Réagis avec 👍 au dernier message d’Alex »	Avancé
« Ajoute une entrée à la liste SharePoint Suivi de projet »	Avancé
« Active mon absence du bureau pour vendredi prochain »	Avancé

💡 Conseils pour de meilleurs résultats

• Tâches standards : des consignes naturelles et simples fonctionnent très bien (« montre mes 10 derniers courriels », « crée une réunion avec Jean demain à 14h »).
• Tâches avancées : soyez précis sur l’action ET la cible. Mentionnez explicitement le type de ressource (canal, liste, groupe) et identifiez clairement les entités. L’assistant trouvera le bon outil, mais il a besoin du bon contexte pour faire le bon choix.
• Patience pour les tâches avancées : elles peuvent nécessiter plusieurs appels d’outils (trouver l’outil → l’appeler → récupérer des identifiants → rappeler l’outil). C’est normal.

⚙️ Configuration – Pour les administrateurs TI

Première connexion par l’administrateur TI (étape requise)

Avant que les membres de votre organisation puissent utiliser ce connecteur, votre administrateur TI doit effectuer une première connexion afin d’autoriser l’application au nom de l’organisation.

Pourquoi cette étape est nécessaire

L’application utilise les API Microsoft 365 (Microsoft Graph) pour accéder aux courriels, calendriers, fichiers OneDrive/SharePoint, conversations Teams, etc. Microsoft exige qu’un administrateur autorise explicitement ce type d’accès une première fois pour l’ensemble de l’organisation. C’est ce qu’on appelle le consentement administrateur (admin consent).

Ce que l’administrateur doit faire

1. Se connecter à l’application avec un compte disposant des droits Administrateur global, Administrateur des applications ou Administrateur des applications cloud.
2. Lors de la première connexion, Microsoft affichera un écran de consentement listant les permissions demandées (lecture des courriels, accès au calendrier, lecture des fichiers, etc.).
3. Cocher l’option « Consentir au nom de votre organisation », puis cliquer sur Accepter.

Après cette étape

• Tous les utilisateurs autorisés de votre organisation pourront se connecter normalement sans avoir à reconfirmer les permissions.
• Chaque utilisateur n’aura accès qu’à ses propres données (ses courriels, son calendrier, ses fichiers, etc.) : l’application respecte les permissions individuelles de chaque compte Microsoft 365.
• Cette étape n’est à faire qu’une seule fois par organisation, sauf si la liste des permissions de l’application est modifiée dans une future mise à jour.

⚠️ Important

Tant que cette étape n’a pas été complétée, les utilisateurs réguliers verront un message d’erreur indiquant que le consentement administrateur est requis (AADSTS65001 ou message similaire). Ce n’est pas un bogue de l’application : c’est le comportement normal de Microsoft Entra ID (anciennement Azure AD).