--- title: "Renommer et classer les archives avec l'IA · Cas d'usage Munia" description: "Politique de gestion documentaire lue par l'IA : nom conforme, plan de classification, échéance de conservation, renseignements personnels signalés." url: https://munia.ai/cas-d-usage/renommer-et-classer-les-archives/ lang: fr-CA last_updated: 2026-09-23 --- [Greffe](/pour/greffe/)Greffe et gestion documentaire · outil complémentaire # Rattraper des années de retard d'archivage sans renommer à la main Des milliers de fichiers nommés par vingt personnes en quinze ans, un plan de classification que personne n'applique, un calendrier de conservation dans un PDF. L'outil Archivage lit votre politique, en tire les règles et les applique à chaque fichier déposé. Vous validez, il classe. Réserver une démo Voir la recette Ce que montre la démonstration - Outil complémentaire conçu avec une municipalité québécoise, en démonstration sur demande - Une seule politique déposée a donné 9 règles de nommage, 124 abréviations et 13 séries documentaires - Renseignements personnels, doublons et versions signalés avant l'archivage Statut : disponible sur demande, en complément de Munia. Pas inclus dans l'abonnement. 01 Avant, après ## La même tâche, avant et avec Munia. Aujourd'hui - Renommer chaque fichier à la main, quand on y pense - Un plan de classification qui dort dans un PDF - Des échéances de conservation jamais appliquées - Des renseignements personnels dans des dossiers partagés Avec Munia - Déposer la politique, obtenir règles, abréviations, plan et calendrier - Déposer les fichiers, obtenir nom conforme, emplacement, règle, échéance - Accepter, modifier ou rejeter chaque proposition - La destruction suit le calendrier validé 02 La recette ## Comment on fait, étape par étape. 1. Déposez votre politique de gestion documentaire Un PDF suffit. L'IA en extrait les règles de nommage, les abréviations, le plan de classification et le calendrier de conservation. 2. Validez règles, plan et calendrier Séparateur, format de date, codes, durées actives et semi-actives : tout se corrige avant l'activation. 3. Déposez vos fichiers Chaque document reçoit un nom conforme, un emplacement, une règle, une échéance et un indice de confiance. Accepter, modifier ou rejeter. 4. Explorez et laissez la conservation suivre Arborescence du plan, versions, OCR des scans, destruction à l'échéance prévue par votre politique. Le truc du support - Pas de politique ? L'IA propose une politique de départ inspirée des pratiques de BAnQ, que vous ajustez. - Commencez par un dossier d'une cinquantaine de fichiers pour calibrer les règles. - Les documents numérisés sont lus par reconnaissance de caractères. 03 Les agents impliqués ## Ce que vous trouvez dans Munia pour cette tâche. - [Outil Archivage](/outils/archivage-renommage-automatise/) Renommage, classement et conservation assistés par IA, selon votre politique de gestion documentaire. Page détaillée avec captures d'écran. Ces agents sont décrits avec les autres sur la page [Pour le service greffe](/pour/greffe/). Termes du lexique [Loi 25](/lexique/#loi-25)[Renseignement personnel](/lexique/#renseignement-personnel)[Calendrier de conservation](/lexique/#calendrier-de-conservation)[Plan de classification](/lexique/#plan-de-classification)[BAnQ](/lexique/#banq)[Humain dans la boucle](/lexique/#humain-dans-la-boucle) L'humain garde la main, du début à la fin L'agent prépare, l'employé valide. Rien n'est adopté, publié, envoyé ni détruit sans une personne qui a relu. C'est la règle sur chaque page de ce site et dans chaque agent de Munia. 04 FAQ ## Questions fréquentes ### Est-ce inclus dans Munia ? Non. C'est un outil complémentaire qui s'ajoute sur demande, selon la portée de votre projet. On en discute lors de la démo. ### L'IA peut-elle détruire un document ? Seulement à l'échéance prévue par la politique que vous avez activée. Rien ne se renomme ni ne se détruit sans validation. ### Peut-il se brancher sur nos serveurs ou sur SharePoint ? C'est la piste envisagée : traiter les documents là où ils se trouvent. On en discute selon votre environnement. ### Où voir la démonstration ? Sur la page de l'outil, avec les captures d'écran, puis en démo avec notre équipe. ## Autres cas d'usage pour le service greffe [ \-71 % · du temps de rédaction des résolutions ### Rédiger les résolutions du conseil à partir du procès-verbal Le greffe part du procès-verbal, l'agent sort la résolution dans votre gabarit, vous validez. Réduction de 71 % du temps de rédaction mesurée chez un client. ](/cas-d-usage/rediger-une-resolution-du-conseil/)[ Greffe ### Produire le procès-verbal d'une séance du conseil À partir de l'ordre du jour, de vos notes et des documents de séance, l'agent structure le procès-verbal en points de décision. Vous complétez, vous validez. ](/cas-d-usage/produire-le-proces-verbal/)[ Greffe ### Rédiger un avis public dans la forme exigée Consultation, adoption, avis aux électeurs : la structure exigée respectée, vous vérifiez le fond et les dates. Usage observé dans une petite municipalité. ](/cas-d-usage/rediger-un-avis-public/) [Tous les cas d'usage](/cas-d-usage/)