--- title: "Archivage automatisé · Renommage et classement par IA · Munia" description: "Déposez votre politique de gestion documentaire : l'IA renomme, classe et fixe l'échéance de chaque document, vous validez tout. Outil Munia sur demande." url: https://munia.ai/outils/archivage-renommage-automatise/ lang: fr-CA last_updated: 2026-09-23 --- Sur demande Outil complémentaire # Vos documents nommés, classés et conservés selon votre politique. Automatiquement. L'IA lit votre politique de gestion documentaire, en tire les règles, puis les applique à chaque fichier déposé : nom conforme, bon dossier du plan de classification, échéance de conservation. Conçu avec une municipalité québécoise, dans Munia. Réserver une démo Voir comment ça marche - Dans Munia, rien à installer - Calendrier basé sur le recueil BAnQ - Validation humaine à chaque étape - Renseignements personnels signalés [Image : Onglet Traitement : un compte rendu de réunion reçoit un nouveau nom conforme, un emplacement dans le plan, une règle de conservation, une échéance et un indice de confiance de 96 %, avec les boutons Accepter, Modifier et Rejeter.] Nom, dossier, échéance : proposés en quelques secondes Ce qu'une seule politique a donné dans la démonstration 1 politique PDF déposée 9 règles de nommage extraites 124 abréviations détectées 13 séries documentaires au calendrier Chiffres observés lors de la démonstration, à partir d'une politique de gestion documentaire déposée en PDF. 01 Le problème ## Le classement, tout le monde le remet à demain. Chaque employé nomme ses fichiers à sa façon. Le plan de classification existe, mais il dort dans un PDF. Résultat : on cherche, on doublonne, et on garde tout pour toujours. Aujourd'hui - Un nom de fichier différent par employé, par service, par année - Un plan de classification que personne n'applique au quotidien - Des échéances de conservation suivies à la main, ou pas du tout - Des doublons et des versions éparpillés dans les dossiers partagés - Des renseignements personnels qui traînent là où ils ne devraient pas Avec l'outil - Un nom conforme à votre politique, proposé en quelques secondes - Le bon dossier du plan, au bon code, pour chaque document - L'échéance de conservation calculée à partir de la date du document - Doublons et versions détectés avant d'entrer dans les archives - Les renseignements personnels signalés d'un coup d'œil 02 Comment ça marche ## De votre politique PDF à des archives conformes. En cinq étapes. Vous gardez vos règles, vos codes et votre calendrier. L'outil les applique, vous validez. 1. ### Déposez votre politique de gestion documentaire Un PDF suffit. Pas de politique ? L'IA en propose une de départ, inspirée des pratiques de BAnQ, que vous ajustez. [Image : Assistant de politique d'archivage dans Munia : lecture du document, extraction des règles de nommage, détection des abréviations, construction du plan de classification et génération du calendrier de conservation.] *L'assistant lit votre politique et en extrait règles, abréviations, plan de classification et calendrier de conservation.* 2. ### L'IA en extrait la structure Règles de nommage, abréviations standardisées, plan de classification codé et calendrier de conservation, générés en quelques secondes. Dans la démonstration : 9 règles, 124 abréviations, 13 séries documentaires. [Image : Plan de classification proposé par l'IA, avec codes 100 Administration générale, 200 Finances, 300 Ressources humaines, 400 Affaires juridiques et 500 Communications, et leurs sous-dossiers.] *Le plan de classification, codé et hiérarchisé. Chaque dossier se renomme, se verrouille ou se supprime.* 3. ### Vous révisez, puis vous activez Séparateur, format de date, longueur maximale, accents, codes de classification, durées actives et semi-actives : tout se corrige avant l'activation. Rien ne s'applique sans votre accord. [Image : Calendrier de conservation : pour chaque série documentaire, durée active, durée semi-active et disposition finale (destruction, conservation permanente ou tri).] *Le calendrier de conservation : actif, semi-actif et disposition finale, ligne par ligne.* 4. ### Vous déposez vos fichiers Chaque document est analysé individuellement : nom conforme, emplacement, règle de conservation, échéance, indice de confiance et explication en une phrase. Vous acceptez, modifiez ou rejetez, un par un ou en lot. [Image : Onglet Traitement : un compte rendu de réunion reçoit un nouveau nom conforme, un emplacement dans le plan, une règle de conservation, une échéance et un indice de confiance de 96 %, avec les boutons Accepter, Modifier et Rejeter.] *Chaque fichier reçoit un nom conforme, un emplacement, une règle, une échéance et un indice de confiance. Accepter, modifier ou rejeter.* 5. ### Vous explorez, la conservation suit Arborescence du plan, versions d'un même document, documents numérisés lus par OCR, et destruction à l'échéance prévue par votre politique. L'IA vous suggère même des regroupements. [Image : Explorateur des documents archivés avec l'arborescence du plan de classification à gauche, et une recommandation de l'IA de regrouper trois fichiers sur le zonage dans un nouveau dossier.] *L'explorateur : règle et échéance par document, versions, indicateurs, et regroupements suggérés par l'IA.* 03 Ce que l'outil fait ## Dix gestes que votre équipe ne fera plus à la main. ### Renommage conforme Chaque fichier reçoit un nom selon vos règles et vos abréviations, date normalisée incluse. ### Classement au bon code Le document est rangé dans le bon dossier du plan de classification, avec son code. ### Échéance calculée La durée de conservation part de la date du document, pas de la date du dépôt. ### Explication en une phrase Pour chaque proposition, l'IA dit ce qu'elle a compris et pourquoi elle propose ce nom. ### Renseignements personnels signalés Un indicateur marque les documents qui contiennent des données personnelles. Utile pour la Loi 25. ### Doublons détectés Un même contrat déposé deux fois est repéré avant d'entrer dans les archives. ### OCR des documents numérisés Le texte des scans est reconnu, puis traité comme n'importe quel autre document. ### Versions gérées v01, v02 : les versions d'un même document restent liées et lisibles. ### Regroupements suggérés Trois fichiers sur le même thème ? L'IA propose un dossier et les y range, si vous acceptez. ### Destruction à l'échéance Quand la politique le prévoit, le document est détruit à la date validée. Pas avant. L'humain garde la main, du début à la fin Pour nous, c'était non négociable : l'humain reste dans le processus du début à la fin. Chaque règle extraite, chaque nom proposé, chaque destruction planifiée passe par votre approbation. L'IA explique, votre équipe décide. 04 FAQ ## Questions fréquentes ### Faut-il déjà avoir une politique de gestion documentaire ? Non. Si vous en avez une, l'IA l'analyse. Sinon, elle propose une politique de départ inspirée des pratiques de BAnQ, que vous ajustez avant de l'activer. ### L'IA peut-elle renommer ou détruire un document sans nous ? Non. Chaque proposition passe par Accepter, Modifier ou Rejeter. La destruction suit la politique que vous avez activée, à l'échéance que vous avez validée. ### Peut-il se brancher sur nos serveurs ou sur SharePoint ? C'est la piste envisagée : traiter les documents là où ils se trouvent, dans un SharePoint ou sur un serveur de la ville ou de la MRC. On en discute selon votre environnement. ### Comment l'obtenir ? Réservez une démo. On regarde votre politique, vos volumes de documents et on vous revient avec une proposition. L'outil s'ajoute à votre Munia, sans logiciel à installer. Voir le cas d'usage lié : [Rattraper des années de retard d'archivage sans renommer à la main](/cas-d-usage/renommer-et-classer-les-archives/)