Le vocabulaire municipal et l'IA, sans jargon

La Loi sur l'accès aux documents des organismes publics donne à toute personne le droit d'obtenir les documents d'une municipalité, sous réserve des restrictions prévues. Le responsable de l'accès, souvent le greffier, traite les demandes dans un délai de 20 jours et applique les exceptions.

Voir aussiGreffe et greffier-trésorierRenseignement personnelCas d'usageDocument volumineux

Associations professionnelles du personnel municipal : l'ADMQ (directeurs municipaux, surtout des petites municipalités), l'ADGMQ (directeurs généraux des grandes villes) et la COMAQ (officiers municipaux agréés). Elles offrent formation et réseau à leurs membres.

Voir aussiUMQ et FQMDirection générale (DG)

Assistant configuré pour une tâche précise : une consigne, un format de sortie, des documents de référence (gabarits, règlements, politiques) et parfois des outils (recherche web, génération de fichiers). Munia en offre plus de 60 pour les tâches municipales ; les organisations créent aussi les leurs.

Voir aussiDocuments de référenceInvite (prompt)Cas d'usageRésolution du conseilNorme ou règlement

Traitement qui retire ou masque les renseignements identifiables d'un texte avant de l'envoyer à un modèle d'IA, de sorte que l'inférence n'a jamais accès aux noms, adresses ou numéros. Dans Munia, cette couche est offerte en option et s'exécute au Québec.

Voir aussiRenseignement personnelInférence

Procédure obligatoire pour les contrats municipaux au-dessus des seuils fixés par la loi : appel public sur le Système électronique d'appel d'offres (SEAO), ouverture des soumissions, analyse selon une grille, octroi par résolution. La Loi sur les contrats des organismes municipaux et le règlement de gestion contractuelle encadrent chaque étape.

Voir aussiRésolutionCas d'usageGrille d'appels d'offres

Publication obligatoire par laquelle la municipalité informe les citoyens d'une décision ou d'une étape : adoption d'un règlement, consultation publique, appel d'offres, dérogation mineure, avis aux électeurs. Sa forme et ses délais sont fixés par la loi et par le règlement municipal sur la publication des avis.

Voir aussiRèglement municipalConsultation publiqueCas d'usageAvis public

Bibliothèque et Archives nationales du Québec. En plus de son rôle patrimonial, BAnQ encadre la gestion des documents des organismes publics : approbation des calendriers de conservation, recueil de règles de conservation, conseils sur le classement et l'archivage.

Voir aussiCalendrier de conservationCas d'usageArchives

Prévision annuelle des revenus et des dépenses adoptée par le conseil avant le début de l'exercice. Il fixe les taux de taxation et les tarifs. Son adoption est suivie d'un avis public et d'une présentation aux citoyens.

Voir aussiProgramme triennal d'immobilisations (PTI)Compte de taxesCas d'usageFactures vers Excel

Outil de gestion documentaire qui fixe, pour chaque série de documents, la durée de conservation à l'état actif et semi-actif, puis la disposition finale : destruction, conservation permanente ou tri. Obligatoire pour les organismes publics en vertu de la Loi sur les archives, il est approuvé par BAnQ.

Voir aussiPlan de classificationBAnQCas d'usageArchives

Loi américaine de 2018 qui permet aux autorités des États-Unis d'exiger d'un fournisseur américain les données qu'il détient, où qu'elles soient hébergées. C'est la raison pour laquelle l'hébergement au Canada chez un fournisseur non américain fait partie des critères de souveraineté.

Voir aussiSouveraineté des données

Les deux lois qui organisent le fonctionnement des municipalités du Québec : le Code municipal du Québec pour les municipalités, cantons et paroisses ; la Loi sur les cités et villes pour les villes. Elles fixent les règles des séances, des résolutions, des règlements, des postes et des contrats.

Voir aussiGreffe et greffier-trésorierRésolutionCas d'usageNorme ou règlement

Comité formé de citoyens et d'élus qui étudie les demandes de dérogation mineure, de PIIA, d'usage conditionnel et les projets de règlement, puis recommande au conseil. Ses recommandations ne lient pas le conseil.

Voir aussiDérogation mineurePIIAUsage conditionnelCas d'usageDemande de permis

Facture annuelle envoyée à chaque propriétaire, calculée à partir de l'évaluation foncière et des taux fixés au budget. Elle inclut souvent des tarifs de services (eau, matières résiduelles). Son envoi déclenche chaque année une vague de questions aux finances.

Voir aussiRôle d'évaluation foncièreBudget municipal

Instance décisionnelle d'une MRC, formée des maires des municipalités locales (ou de leurs représentants) et présidée par le préfet. Ses décisions prennent la forme de résolutions et de règlements, comme celles d'un conseil municipal.

Voir aussiMRC (municipalité régionale de comté)RésolutionCas d'usageSommaire décisionnel

Assemblée des élus d'une municipalité : le maire ou la mairesse et les conseillers. Il adopte les règlements et les résolutions, le budget et le PTI, en séance publique. Le conseil décide, l'administration exécute.

Voir aussiSéance du conseilRésolutionCas d'usageSommaire décisionnel

Assemblée où les citoyens peuvent s'exprimer sur un projet de règlement d'urbanisme, un PPCMOI ou une modification au plan, avant l'adoption. Convoquée par avis public. Certaines décisions peuvent ensuite être soumises à l'approbation référendaire.

Voir aussiAvis publicPPCMOICas d'usageAvis public

Commission de protection du territoire agricole du Québec. Toute utilisation non agricole, tout lotissement ou toute aliénation d'un lot en zone agricole exige son autorisation, en plus des règles municipales.

Voir aussiSchéma d'aménagement et de développement (SAD)

Autorisation exceptionnelle accordée par le conseil pour s'écarter d'une norme de zonage ou de lotissement (une marge, une hauteur) quand l'application stricte cause un préjudice sérieux et que le voisinage n'en souffre pas. Elle passe par le CCU et un avis public.

Voir aussiComité consultatif d'urbanisme (CCU)Avis publicMarges de reculCas d'usageDemande de permisAvis public

Plus haut poste administratif d'une municipalité. La directrice ou le directeur général fait le lien entre le conseil et l'administration, prépare les dossiers décisionnels et coordonne les services. Dans une petite municipalité, la même personne cumule souvent greffe, trésorerie et ressources humaines.

Voir aussiGreffe et greffier-trésorierSommaire décisionnelCas d'usageSommaire décisionnelDocument volumineux

Fichiers joints à un agent pour ancrer ses réponses : gabarit de résolution, guide de style, règlement de zonage, convention collective. Un agent bien construit part de ces documents plutôt que de sa mémoire générale, ce qui rend ses réponses vérifiables.

Voir aussiAgent IAHallucinationCas d'usageConvention collectiveBulletin municipal

Analyse exigée par la Loi 25 avant tout projet d'acquisition, de développement ou de refonte d'un système qui traite des renseignements personnels, et avant toute communication de ces renseignements hors du Québec. Elle documente les risques et les mesures pour les réduire.

Voir aussiLoi 25Renseignement personnel

Service responsable des documents officiels de la municipalité : avis de convocation, ordres du jour, procès-verbaux, résolutions, règlements, avis publics, archives et accès à l'information. Dans les municipalités régies par le Code municipal, la fonction est celle du greffier-trésorier ; dans les villes, celle du greffier.

Voir aussiProcès-verbalRésolutionAvis publicCas d'usageRésolution du conseilProcès-verbalAvis public

Tableau annexé au règlement de zonage qui résume, zone par zone, les usages permis et les normes applicables. C'est le passage le plus consulté du règlement et, en format tableau, le plus difficile à lire pour un outil d'IA.

Voir aussiRèglement de zonageCas d'usageDemande de permisNorme ou règlement

Réponse plausible mais fausse produite par un modèle : un article de règlement inexistant, un chiffre inventé, une citation fabriquée. Les parades : ancrer l'agent dans des documents de référence, exiger la citation de la source, et garder un humain qui vérifie avant d'agir.

Voir aussiDocuments de référenceHumain dans la boucleCas d'usageDemande de permisNorme ou règlement

Principe selon lequel une personne relit et approuve ce que l'IA produit avant que cela ait un effet : adoption, publication, envoi, destruction. Dans Munia, c'est la règle de chaque agent, et c'est ce qui rend l'outil compatible avec la responsabilité des élus et des fonctionnaires.

Voir aussiHallucinationAgent IACas d'usageRésolution du conseilArchives

Moment où le modèle traite une demande et produit une réponse. C'est la seule étape où le texte transite chez le fournisseur du modèle, sous contrat de rétention zéro dans le cas de Munia. Le stockage des documents et des conversations, lui, reste au Canada.

Voir aussiRétention zéroModèle de langage (LLM)

Connexion de Munia à Outlook, Teams, le calendrier, OneDrive et SharePoint, disponible depuis mai 2026. Le document reste là où il est ; l'employé n'a plus à le sortir et à le remettre. Le connecteur s'active avec l'approbation du service TI de l'organisation.

Voir aussiMicrosoft Copilot

La demande formulée à un agent ou à un modèle. Une invite précise (la tâche, le format, le public, les contraintes) donne un résultat précis ; une invite vague donne un résultat vague. Les agents de Munia portent déjà une consigne détaillée, l'utilisateur n'a qu'à décrire son cas.

Voir aussiAgent IA

Loi québécoise de 2021 qui modernise la protection des renseignements personnels dans les organismes publics et les entreprises, entrée en vigueur par étapes de 2022 à 2024. Elle impose notamment un responsable de la protection des renseignements personnels, des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, la gestion des incidents de confidentialité et l'encadrement des transferts hors Québec.

Voir aussiÉvaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)Renseignement personnelSouveraineté des donnéesCas d'usageCourriels des citoyensArchives

Loi cadre de l'urbanisme au Québec. Elle définit le schéma d'aménagement, le plan d'urbanisme, les règlements de zonage, de lotissement et de construction, le CCU, les dérogations mineures, les PIIA, les PPCMOI et les procédures de consultation et d'approbation référendaire.

Voir aussiSchéma d'aménagement et de développement (SAD)Plan d'urbanismeRèglement de zonageCas d'usageNorme ou règlement

Ministère des Affaires municipales et de l'Habitation. Il encadre les municipalités et les MRC, approuve certains règlements d'emprunt et schémas, publie le répertoire des municipalités et administre plusieurs programmes d'aide financière.

Voir aussiMRC (municipalité régionale de comté)Schéma d'aménagement et de développement (SAD)

Distances minimales à respecter entre un bâtiment et les limites du terrain : marge avant, arrière et latérales. Fixées par zone dans le règlement de zonage, elles déterminent l'espace constructible avec la hauteur et le coefficient d'occupation.

Voir aussiRèglement de zonageDérogation mineureCas d'usageDemande de permis

Assistant IA généraliste intégré à Microsoft 365. Il ne connaît pas le contexte municipal québécois, n'offre pas d'agents préconfigurés pour les tâches municipales et est soumis au Cloud Act. Munia s'intègre au même Microsoft 365 tout en gardant les données au Canada et les agents spécialisés.

Voir aussiCloud ActIntégration Microsoft 365

Rives, littoral, plaines inondables et milieux humides, protégés par la Loi sur la qualité de l'environnement et ses règlements : le Règlement sur les activités dans des milieux humides, hydriques et sensibles (RAMHHS) et le Règlement sur l'encadrement d'activités en fonction de leur impact sur l'environnement (REAFIE). Les municipalités appliquent aussi leurs propres règles sur les rives.

Voir aussiRèglement de zonagePermis et certificat d'autorisationCas d'usageNorme ou règlement

Programme d'IA entraîné sur de grandes quantités de texte pour comprendre et produire du langage. Il ne sait rien de votre municipalité par lui-même : c'est l'agent, avec ses documents et sa consigne, qui le rend utile. Munia permet de choisir le fournisseur de modèle agent par agent.

Voir aussiAgent IAInférence

Regroupement de municipalités locales d'un même territoire, dirigé par un conseil des maires et un préfet. La MRC adopte le schéma d'aménagement et de développement, gère des compétences régionales (évaluation foncière, gestion des matières résiduelles, sécurité incendie selon les ententes) et coordonne le développement du territoire. Le Québec compte 87 MRC et des territoires équivalents.

Voir aussiSchéma d'aménagement et de développement (SAD)Conseil des mairesCas d'usageSommaire décisionnelRésolution du conseil

Organisme sans but lucratif qui gère les logements sociaux d'un territoire, sous la responsabilité de la Société d'habitation du Québec et de la municipalité. Les tâches administratives ressemblent à celles d'une petite municipalité.

Liste des points qui seront traités à une séance du conseil, dans l'ordre. Il est transmis avec l'avis de convocation et adopté en début de séance. Le procès-verbal en suit la structure.

Voir aussiSéance du conseilProcès-verbalCas d'usageProcès-verbal

Autorisations délivrées par le fonctionnaire désigné (inspecteur) avant des travaux : permis de construction ou de lotissement, certificat d'autorisation pour un usage, une démolition, une piscine, un abattage d'arbres. Chaque demande est vérifiée contre les règlements applicables.

Voir aussiRèglement de zonagePIIACas d'usageDemande de permis

Règlement sur les plans d'implantation et d'intégration architecturale. Dans les secteurs visés, un projet doit respecter des objectifs et critères qualitatifs (volumétrie, matériaux, intégration au milieu) évalués par le CCU avant que le permis soit délivré.

Voir aussiComité consultatif d'urbanisme (CCU)Permis et certificat d'autorisationCas d'usageDemande de permis

Outil qui exige, pour une zone à développer, qu'un promoteur dépose un plan global (rues, lots, usages, phases) approuvé par le conseil avant toute modification réglementaire ou tout permis.

Voir aussiPlan d'urbanisme

Document de planification d'une municipalité locale, conforme au schéma de la MRC : vision d'aménagement, affectations du sol, densités, tracé des voies. Les règlements de zonage, de lotissement et de construction en découlent.

Voir aussiSchéma d'aménagement et de développement (SAD)Règlement de zonageCas d'usageNorme ou règlement

Structure hiérarchique et codée des dossiers d'une organisation (100 Administration générale, 200 Finances, 300 Ressources humaines...). Chaque document s'y range à un code, ce qui permet de le retrouver et d'appliquer le calendrier de conservation.

Voir aussiCalendrier de conservationCas d'usageArchives

Règlement sur les projets particuliers de construction, de modification ou d'occupation d'un immeuble. Il permet d'autoriser, à certaines conditions, un projet qui déroge à la réglementation d'urbanisme sans modifier le zonage, après consultation publique et processus d'approbation référendaire.

Voir aussiRèglement de zonageConsultation publique

Compte rendu officiel d'une séance du conseil : présences, points traités, résolutions adoptées, votes. Rédigé par le greffe, il est approuvé à la séance suivante et constitue la mémoire juridique de la municipalité.

Voir aussiRésolutionSéance du conseilCas d'usageProcès-verbalRésolution du conseil

Composante du plan d'urbanisme qui planifie en détail un secteur précis : centre-ville, secteur à revitaliser, abords d'une gare. Il précise les affectations, les densités, les interventions publiques et les règles d'urbanisme du secteur.

Voir aussiPlan d'urbanisme

Planification des dépenses d'investissement de la municipalité sur trois ans : infrastructures, bâtiments, véhicules, équipements. Adopté chaque année avec le budget, il indique les projets, leur coût et leur financement.

Voir aussiBudget municipal

Technique qui transforme l'image d'un document numérisé en texte exploitable. Elle permet à un agent de lire un PDF scanné, une facture ou un vieux règlement. La qualité du résultat dépend de celle du scan.

Voir aussiDocuments de référenceCas d'usageDocument volumineuxFactures vers Excel

Organisme créé par entente entre plusieurs municipalités pour gérer un service en commun : incendie, police, eau, matières résiduelles. Elle a son conseil d'administration, son budget et ses règlements.

Voir aussiMRC (municipalité régionale de comté)

Règlement qui divise le territoire en zones et fixe, pour chacune, les usages permis, les normes d'implantation (marges, hauteur, densité), le stationnement et les dispositions particulières. Souvent plusieurs centaines de pages, avec des grilles par zone.

Voir aussiGrille des usages et normesMarges de reculUsage conditionnelCas d'usageNorme ou règlementDemande de permisDocument volumineux

Acte normatif du conseil, d'application générale et durable, adopté selon une procédure encadrée par la loi (avis de motion, dépôt du projet, adoption, avis public d'entrée en vigueur). Zonage, taxation, nuisances, circulation : les règlements structurent la vie municipale.

Voir aussiRèglement de zonageAvis publicCas d'usageNorme ou règlementAvis public

Toute information qui concerne une personne physique et permet de l'identifier, directement ou indirectement : nom, adresse, courriel, numéro de dossier, feuille de temps, plainte. Les documents municipaux en contiennent beaucoup, d'où l'intérêt de les repérer avant de les partager ou de les archiver.

Voir aussiLoi 25Anonymisation avant inférenceCas d'usageArchivesCourriels des citoyens

Décision du conseil adoptée par vote en séance et consignée au procès-verbal : octroi d'un contrat, nomination, appui, autorisation de dépense. Chaque résolution est numérotée et peut être certifiée sous forme d'extrait. C'est le document officiel le plus fréquent d'une municipalité.

Voir aussiProcès-verbalRèglement municipalCas d'usageRésolution du conseil

Clause contractuelle avec un fournisseur de modèles d'IA selon laquelle les données envoyées pour l'inférence ne sont ni conservées ni utilisées pour l'entraînement. Le modèle répond, puis oublie. Munia travaille sous ce type de contrat avec ses fournisseurs.

Voir aussiInférenceSouveraineté des données

Inventaire des immeubles du territoire avec leur valeur, établi par l'évaluateur (souvent celui de la MRC) et déposé tous les trois ans. Il sert de base au calcul des taxes foncières.

Voir aussiCompte de taxesMRC (municipalité régionale de comté)

Document de planification d'une MRC qui fixe les grandes orientations d'aménagement de son territoire : affectations du sol, périmètres urbains, zones agricoles, contraintes. Les plans et règlements d'urbanisme des municipalités locales doivent s'y conformer.

Voir aussiMRC (municipalité régionale de comté)Plan d'urbanismeLoi sur l'aménagement et l'urbanisme (LAU)Cas d'usageDemande de permis

Réunion publique du conseil municipal. Les séances ordinaires suivent un calendrier adopté chaque année ; les séances extraordinaires sont convoquées par avis. Chaque séance donne lieu à un ordre du jour, un procès-verbal et des résolutions.

Voir aussiOrdre du jourProcès-verbalCas d'usageProcès-verbal

Rapport d'audit indépendant, selon le référentiel de l'AICPA, qui évalue sur une période donnée les contrôles d'un fournisseur en matière de sécurité, de disponibilité et de confidentialité. Le Type 2 vérifie que les contrôles fonctionnent dans le temps, pas seulement qu'ils existent.

Voir aussiSouveraineté des données

Document préparé par l'administration pour chaque point soumis au conseil : contexte, analyse, options, incidences financières, recommandation. Il permet aux élus de décider avec le même niveau d'information. C'est le document le plus long à écrire avant une séance.

Voir aussiDirection générale (DG)Ordre du jourCas d'usageSommaire décisionnel

Principe selon lequel les données d'une organisation restent soumises aux lois du territoire où elle se trouve, et hors de portée des lois étrangères. Pour une municipalité québécoise : hébergement au Canada, contrats qui interdisent la conservation et la réutilisation par les fournisseurs, conformité à la Loi 25.

Voir aussiCloud ActRétention zéroLoi 25

Les deux unions municipales du Québec. L'Union des municipalités du Québec (UMQ) regroupe surtout des villes et des MRC ; la Fédération québécoise des municipalités (FQM) surtout des municipalités rurales et des MRC. Munia est partenaire de l'UMQ.

Voir aussiADMQ, ADGMQ, COMAQ

Usage qu'un règlement autorise dans une zone seulement si des conditions sont respectées, évaluées cas par cas par le conseil après avis du CCU et consultation publique. Prévu par la Loi sur l'aménagement et l'urbanisme.

Voir aussiComité consultatif d'urbanisme (CCU)Règlement de zonageCas d'usageDemande de permis