GreffeGreffe et gestion documentaire · outil complémentaire
Rattraper des années de retard d'archivage sans renommer à la main
Des milliers de fichiers nommés par vingt personnes en quinze ans, un plan de classification que personne n'applique, un calendrier de conservation dans un PDF. L'outil Archivage lit votre politique, en tire les règles et les applique à chaque fichier déposé. Vous validez, il classe.
Ce que montre la démonstration
- Outil complémentaire conçu avec une municipalité québécoise, en démonstration sur demande
- Une seule politique déposée a donné 9 règles de nommage, 124 abréviations et 13 séries documentaires
- Renseignements personnels, doublons et versions signalés avant l'archivage
Statut : disponible sur demande, en complément de Munia. Pas inclus dans l'abonnement.
La même tâche, avant et avec Munia.
Aujourd'hui
- Renommer chaque fichier à la main, quand on y pense
- Un plan de classification qui dort dans un PDF
- Des échéances de conservation jamais appliquées
- Des renseignements personnels dans des dossiers partagés
Avec Munia
- Déposer la politique, obtenir règles, abréviations, plan et calendrier
- Déposer les fichiers, obtenir nom conforme, emplacement, règle, échéance
- Accepter, modifier ou rejeter chaque proposition
- La destruction suit le calendrier validé
Comment on fait, étape par étape.
Déposez votre politique de gestion documentaire
Un PDF suffit. L'IA en extrait les règles de nommage, les abréviations, le plan de classification et le calendrier de conservation.
Validez règles, plan et calendrier
Séparateur, format de date, codes, durées actives et semi-actives : tout se corrige avant l'activation.
Déposez vos fichiers
Chaque document reçoit un nom conforme, un emplacement, une règle, une échéance et un indice de confiance. Accepter, modifier ou rejeter.
Explorez et laissez la conservation suivre
Arborescence du plan, versions, OCR des scans, destruction à l'échéance prévue par votre politique.
Ce que vous trouvez dans Munia pour cette tâche.
- Outil ArchivageRenommage, classement et conservation assistés par IA, selon votre politique de gestion documentaire. Page détaillée avec captures d'écran.
Ces agents sont décrits avec les autres sur la page Pour le service greffe.
L'humain garde la main, du début à la fin
L'agent prépare, l'employé valide. Rien n'est adopté, publié, envoyé ni détruit sans une personne qui a relu. C'est la règle sur chaque page de ce site et dans chaque agent de Munia.
Questions fréquentes
Non. C'est un outil complémentaire qui s'ajoute sur demande, selon la portée de votre projet. On en discute lors de la démo.
Seulement à l'échéance prévue par la politique que vous avez activée. Rien ne se renomme ni ne se détruit sans validation.
C'est la piste envisagée : traiter les documents là où ils se trouvent. On en discute selon votre environnement.
Sur la page de l'outil, avec les captures d'écran, puis en démo avec notre équipe.
Autres cas d'usage pour le service greffe
-71 % · du temps de rédaction des résolutions
Rédiger les résolutions du conseil à partir du procès-verbal
Le greffe part du procès-verbal, l'agent sort la résolution dans votre gabarit, vous validez. Réduction de 71 % du temps de rédaction mesurée chez un client.
Greffe
Produire le procès-verbal d'une séance du conseil
À partir de l'ordre du jour, de vos notes et des documents de séance, l'agent structure le procès-verbal en points de décision. Vous complétez, vous validez.
Greffe
Rédiger un avis public dans la forme exigée
Consultation, adoption, avis aux électeurs : la structure exigée respectée, vous vérifiez le fond et les dates. Usage observé dans une petite municipalité.