Sur demandeOutil complémentaire
Vos documents nommés, classés et conservés selon votre politique. Automatiquement.
L'IA lit votre politique de gestion documentaire, en tire les règles, puis les applique à chaque fichier déposé : nom conforme, bon dossier du plan de classification, échéance de conservation. Conçu avec une municipalité québécoise, dans Munia.
- Dans Munia, rien à installer
- Calendrier basé sur le recueil BAnQ
- Validation humaine à chaque étape
- Renseignements personnels signalés
Ce qu'une seule politique a donné dans la démonstration
Chiffres observés lors de la démonstration, à partir d'une politique de gestion documentaire déposée en PDF.
Le classement, tout le monde le remet à demain.
Chaque employé nomme ses fichiers à sa façon. Le plan de classification existe, mais il dort dans un PDF. Résultat : on cherche, on doublonne, et on garde tout pour toujours.
Aujourd'hui
- Un nom de fichier différent par employé, par service, par année
- Un plan de classification que personne n'applique au quotidien
- Des échéances de conservation suivies à la main, ou pas du tout
- Des doublons et des versions éparpillés dans les dossiers partagés
- Des renseignements personnels qui traînent là où ils ne devraient pas
Avec l'outil
- Un nom conforme à votre politique, proposé en quelques secondes
- Le bon dossier du plan, au bon code, pour chaque document
- L'échéance de conservation calculée à partir de la date du document
- Doublons et versions détectés avant d'entrer dans les archives
- Les renseignements personnels signalés d'un coup d'œil
De votre politique PDF à des archives conformes. En cinq étapes.
Vous gardez vos règles, vos codes et votre calendrier. L'outil les applique, vous validez.
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Déposez votre politique de gestion documentaire
Un PDF suffit. Pas de politique ? L'IA en propose une de départ, inspirée des pratiques de BAnQ, que vous ajustez.
L'assistant lit votre politique et en extrait règles, abréviations, plan de classification et calendrier de conservation. -
L'IA en extrait la structure
Règles de nommage, abréviations standardisées, plan de classification codé et calendrier de conservation, générés en quelques secondes. Dans la démonstration : 9 règles, 124 abréviations, 13 séries documentaires.
Le plan de classification, codé et hiérarchisé. Chaque dossier se renomme, se verrouille ou se supprime. -
Vous révisez, puis vous activez
Séparateur, format de date, longueur maximale, accents, codes de classification, durées actives et semi-actives : tout se corrige avant l'activation. Rien ne s'applique sans votre accord.
Le calendrier de conservation : actif, semi-actif et disposition finale, ligne par ligne. -
Vous déposez vos fichiers
Chaque document est analysé individuellement : nom conforme, emplacement, règle de conservation, échéance, indice de confiance et explication en une phrase. Vous acceptez, modifiez ou rejetez, un par un ou en lot.
Chaque fichier reçoit un nom conforme, un emplacement, une règle, une échéance et un indice de confiance. Accepter, modifier ou rejeter. -
Vous explorez, la conservation suit
Arborescence du plan, versions d'un même document, documents numérisés lus par OCR, et destruction à l'échéance prévue par votre politique. L'IA vous suggère même des regroupements.
L'explorateur : règle et échéance par document, versions, indicateurs, et regroupements suggérés par l'IA.
Dix gestes que votre équipe ne fera plus à la main.
Renommage conforme
Chaque fichier reçoit un nom selon vos règles et vos abréviations, date normalisée incluse.
Classement au bon code
Le document est rangé dans le bon dossier du plan de classification, avec son code.
Échéance calculée
La durée de conservation part de la date du document, pas de la date du dépôt.
Explication en une phrase
Pour chaque proposition, l'IA dit ce qu'elle a compris et pourquoi elle propose ce nom.
Renseignements personnels signalés
Un indicateur marque les documents qui contiennent des données personnelles. Utile pour la Loi 25.
Doublons détectés
Un même contrat déposé deux fois est repéré avant d'entrer dans les archives.
OCR des documents numérisés
Le texte des scans est reconnu, puis traité comme n'importe quel autre document.
Versions gérées
v01, v02 : les versions d'un même document restent liées et lisibles.
Regroupements suggérés
Trois fichiers sur le même thème ? L'IA propose un dossier et les y range, si vous acceptez.
Destruction à l'échéance
Quand la politique le prévoit, le document est détruit à la date validée. Pas avant.
L'humain garde la main, du début à la fin
Pour nous, c'était non négociable : l'humain reste dans le processus du début à la fin. Chaque règle extraite, chaque nom proposé, chaque destruction planifiée passe par votre approbation. L'IA explique, votre équipe décide.
Questions fréquentes
Non. Si vous en avez une, l'IA l'analyse. Sinon, elle propose une politique de départ inspirée des pratiques de BAnQ, que vous ajustez avant de l'activer.
Non. Chaque proposition passe par Accepter, Modifier ou Rejeter. La destruction suit la politique que vous avez activée, à l'échéance que vous avez validée.
C'est la piste envisagée : traiter les documents là où ils se trouvent, dans un SharePoint ou sur un serveur de la ville ou de la MRC. On en discute selon votre environnement.
Réservez une démo. On regarde votre politique, vos volumes de documents et on vous revient avec une proposition. L'outil s'ajoute à votre Munia, sans logiciel à installer.
Voir le cas d'usage lié : Rattraper des années de retard d'archivage sans renommer à la main